(HealthTech Wire / Interview) - Das UniversitätsSpital Zürich (USZ) hat im Juli 2011 ein digitales Diktiersystem eingeführt, um den Workflow bei der Dokumentenerstellung zu verbessern und Effizienzreserven zu heben. Den Zuschlag bekam das Unternehmen MediaInterface, das seine digitale Diktierlösung SpeaKING Dictat klinikweit mit nahezu 900 stationären und mobilen Diktiergeräten ausgerollt hat. Diplominformatikingenieur Ninoslav Teodorovic, Service- und Datenarchitekt am USZ, erläutert im Gespräch mit HealthTech Wire die Hintergründe und Umsetzung des Projekts.
Was war der Anlass für das UniversitätsSpital Zürich, im Juli 2011 auf ein digitales Diktiersystem umzusteigen?
Das hatte eine Reihe von Gründen. Die analogen Diktate waren akustisch oft schwer zu verstehen. Es gab keine Transparenz. Man konnte kaum nachvollziehen, zu welchem Zeitpunkt ein Diktat erstellt und bis wann es letztendlich geschrieben wurde. Es war außerdem kaum möglich, eine Aussage über ausstehende Schreibarbeiten zu machen, und ein Produktivitätsvergleich zwischen den Kliniken war schier undenkbar. Hinzu kam, dass beim Transport der Bändchen vom Diktierer zum Schreibbüro viel Zeit verloren ging. Dies hätte sich bei Einführung eines zentralen Schreibbüros in der Peripherie des USZ, wie vom Raummanagement ursprünglich angedacht, sogar noch verschärft. Auch der administrative Aufwand zur korrekten Zuordnung von Diktierer, Schreibkraft und Empfänger hätte sich in diesem Fall weiter erhöht und die theoretisch erreichbaren Effizienzgewinne einer Zentralisierung drastisch verkleinert. Es sprach also sehr viel für ein digitales Diktiersystem.
Welche Faktoren gaben den Ausschlag für die Auswahl des Anbieters MediaInterface?
Wir hatten eine öffentliche Ausschreibung durchgeführt. Das Ziel der Evaluation war es ein Angebot mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden. Hier konnte MediaInterface überzeugen, sodass wir uns für die Lösung SpeaKING Dictat entschieden haben.
Was waren Ihre Erfahrungen mit der Integration in die am USZ eingesetzten Informationssysteme?
Die Integration, überhaupt die ganze Installation ging problemlos über die Bühne. Wir haben das digitale Diktat ins KIS und in unser Pathologiesystem integriert. MediaInterface hat uns dabei nach Kräften unterstützt. Die Nutzer können sowohl befundorientiert als auch befundunabhängig arbeiten. Es gibt eine Arbeitsliste, die den Status in der SpeaKING Software wiedergibt. Und innerhalb des Informationssystems hat der Nutzer im Wesentlichen dieselben Optionen. Wenn ein Diktat zu einem Befund gehört, wird der Befund automatisch geöffnet. Das ist alles sehr durchdacht. Die größere Herausforderung bei unserem Projekt bestand darin, den optimierten Berichtserstellungsprozess einzuführen.
Wie verlief dieser Optimierungsprozess genau?
Die Workflows beziehungsweise der optimierte Berichtserstellungsprozess wurden durch das USZ ausgearbeitet. Das digitale Diktat ist von Anfang an ein Teil dieser Lösung gewesen. Wir haben eine relativ lange Konzeptionsphase, in der wir in drei Kliniken mit Hilfe der Mediziner und Sekretariatsmitarbeiterdie neuen Workflows festgelegt und getestet haben. Nach der Ausschreibung haben wir das dann gemeinsam mit MediaInterface ausgerollt und so im ganzen Klinikum optimierte Dokumentenworkflows erreicht.
In welchem Umfang setzen Sie das digitale Diktiersystem im USZ heute ein?
Es handelt sich um eine sehr große Installation. Am USZ fallen monatlich etwa 29500 Diktate an. Wir haben mittlerweile 700 stationäre und 180 mobile Diktiergeräte im Einsatz, dazu 260 Wiedergabesets. Von unseren insgesamt 42 Kliniken arbeiten 39 mit SpeaKING Dictat. Die restlichen drei Kliniken hatten bereits zuvor ein in das Radiologie-Informationssystem integriertes digitales Diktiersystem.
Haben sich Ihre Erwartungen im Hinblick auf Prozessoptimierung und Wirtschaftlichkeit erfüllt?
Ein wichtiger Punkt für uns ist, dass sich nach der Einführung des digitalen Diktierens und der Optimierung der Berichterstellungsprozesse der Aufwand für unsere Schreibkräfte reduziert hat. Dadurch konnten am USZ etwa 10 Prozent Schreibkräfte abgebaut werden. Durch die Kostenersparnis erreichen wir einen sehr raschen Return on Investment.
Wie ist die Akzeptanz beim medizinischen Personal einerseits und beim Schreibdienst andererseits?
Wir haben eine Befragung gemacht, die ergeben hat, dass die große Mehrheit der Ärzte mit SpeaKING Dictat sehr zufrieden ist. Lieber auf Band diktieren wollen nur 0,3 Prozent. Bei den Schreibkräften liegt die Akzeptanz bei praktisch 100 Prozent. Das ist sicher auch ein Resultat der intensiven Schulungen, die den Umstieg erleichtert haben. Auch die gute Tonqualität und natürlich der geringere Aufwand erhöhen die Akzeptanz.
Welche Rolle spielt am USZ die Spracherkennung?
Die Spracherkennung wird am UniversitätsSpital aktuell noch durch die Kliniken getestet. Das Projekt hatte zum Ziel, den Einsatz der Spracherkennung in unserer Einrichtung primär zu ermöglichen. Die Spracherkennung birgt im Allgemeinen, unabhängig vom Systemhersteller, ein großes Entwicklungspotenzial.
Herr Teodorovic, vielen Dank für das Gespräch. (HTW)
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