FLENSBURG, DE - (HealthTech Wire / News) - Wer die Sprachverarbeitung digitalisieren möchte, kauft nicht einfach eine Software. Er muss sämtliche Prozesse der Dokumentenerstellung auf den Prüfstand stellen. Das Unternehmen Coavia unterstützt Krankenhäuser bei dieser Prozess-Inventur – und verhilft der Spracherkennung damit oft zum Durchbruch.
Spracherkennung ist IT, klare Sache. Aber ist sie wirklich nur IT? Susanne Beckmann, Bereichsleiterin Medizinischer Schreibdienst bei dem Unternehmen Coavia, ist anderer Auffassung. „Ohne eine detaillierte Prozessanalyse und anschließende Reorganisation drohen Projekte zur Einführung von Spracherkennung zu scheitern.“
- Eine detaillierte Prozessanalyse und -planung sowie eine anschließende Reorganisation notwendig für die erfolgreiche Einführung von Spracherkennung.
- Schreibdienst: Mitarbeiter erhalten u.U. neue Verantwortungsbereiche, werden aber fast nie entlassen
- Ärzte werden durch Spracherkennung entlastet, weil Korrekturschleifen wegfallen und der Brief erstellt wird, solange die Erinnerung noch frisch ist.
Coavia ist ein Unternehmen, das sich auf die Gründung und Führung von Servicegesellschaften im Gesundheitswesen spezialisiert hat. Medizinische Schreibdienste und das Thema Arztbriefschreibung sind dabei nur ein Tätigkeitsgebiet von vielen. „Wir leiten selbst den Schreib- und Sekretariatsdienst in acht Häusern. Außerdem führen wir für Kunden Prozessanalysen durch und begleiten Reorganisationsprozesse“, so Beckmann.
Gerade beim Arztbrief ist solcherart Reorganisation oft bitter nötig, wenn die Einführung von digitaler Sprachverarbeitung für alle Beteiligten ein Erfolg werden soll. „Wir hatten Kunden, bei denen waren zwischen Erstellung eines Arztbriefes und Archivierung sage und schreibe 47 Prozessschritte nötig“, so Beckmann. Die Straffung solcher „Prozessbandwürmer“ ist ein wesentliches Aufgabenfeld für die Berater im Vorfeld der technischen Umsetzung einer digitalen Sprachverarbeitungslösung. Dass sich Prozessoptimierung im klinischen Umfeld so oft an der Arztbriefschreibung festmacht, wundert Beckmann nicht: „Der Arztbrief hat längst nicht mehr nur Informationscharakter. Er ist auch Grundlage für die Abrechnung und muss entsprechend schnell erstellt werden.“
Im konkreten Beratungsfall würde sich Beckmann grundsätzlich zunächst einmal die Organisation der Arztbrieferstellung in einer Klinik anschauen, und zwar von der Aufnahme des Patienten bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Akte im Keller verschwindet. „Die technische Einführung einer digitalen Sprachverarbeitung kann überlappend beginnen, sie ist aber keinesfalls der erste Schritt.“ Eine wichtige Frage, die geklärt werden muss, ist beispielsweise die Frage, wer was ausdruckt. Wenn digital diktiert wird, kommt der Brief nicht mehr mit der Akte mit, wie das in der analogen Welt üblicherweise der Fall ist. Es muss demnach zum Beispiel klar festgelegt werden, wie der fertig diktierte Brief am Ende in die Akte kommt.
Drei bis sechs Monate sollte ein Krankenhaus mit 500 Betten nach Beckmanns Erfahrung für Prozessanalyse und Reorganisation einkalkulieren. Keinesfalls gehe es dabei in erster Linie darum, den Schreibdienst einzusparen und alles zu zentralisieren. „Wichtig ist, die Mischarbeitsplätze zu identifizieren und Aufgaben neu zu verteilen. Dabei kommen Mitarbeiter unter Umständen in neue Verantwortungsbereiche, werden aber fast nie entlassen.“
Richtig gemacht sei Spracherkennung auch keine Verschiebung von Aufgaben in den ärztlichen Bereich. „Wenn die Prozesse gut geplant werden und die Einbindung in die Informationssysteme stimmt, werden Ärzte durch Spracherkennung entlastet, weil Korrekturschleifen wegfallen und der Brief erstellt wird, solange die Erinnerung noch frisch ist.“
coavia nimmt auch an der HealthTech Wire-Podiumsdiskussion zum Thema „Erfolgsfaktor(en) Spracherkennung“ teil. Mehr Informationen...
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